Освобождение офиса в Таллинне и Харьюмаа

Необходимость освобождения офиса возникает в основном в четырёх случаях: компания переезжает на новое место, и старый офис нужно вернуть арендодателю, заканчивается договор аренды и помещение нужно освободить к согласованному сроку, компания прекращает деятельность или сокращает площадь, либо проходит проект по дизайну интерьера или ремонту офиса, требующий предварительного освобождения помещений.

Во всех этих случаях общее то, что в офисе больше оснащения и материалов, чем собственная команда компании успеет вывезти самостоятельно за разумное время, и что работу нужно выполнить так, чтобы это не мешало бизнес-деятельности и другим пользователям здания.

Когда компания переезжает в новый офис, не всё старое оснащение обычно переезжает на новое место — часть мебели не подходит по размерам новых помещений, часть просто отслужила своё. В такой ситуации разумно различать две операции: переезд, в ходе которого перевозится оснащение и техника, отправляющиеся в новый офис, и освобождение офиса, в ходе которого вывозится всё, что остаётся в старом офисе.

Наш фокус — именно сторона освобождения: вывоз старой мебели, перегородок, отходов и оставленных материалов. Если компании требуется также услуга переезда, то есть перевозка оснащения на новое место, стоит организовать это как отдельную услугу, специально предназначенную для переезда.

• Старая офисная мебель, которая не подходит или не помещается в новом офисе.
• Перегородки, полки и шкафы, остающиеся в прежнем помещении.
• Упаковочный материал и коробки, оставшиеся после переезда.
• Старые рекламные материалы, печатная продукция и офисные принадлежности, которые больше не используются.

Офисная мебель часто более объёмная и тяжёлая, чем обычная домашняя — рабочие столы, высокие шкафы, стеллажные системы и перегородки открытых офисов занимают больше места и часто требуют частичной разборки, чтобы пройти в дверь или лифт.

Наша команда умеет разбирать на месте распространённые типы офисной мебели — снять ножки рабочих столов, убрать боковые панели шкафов или разрезать перегородки на управляемые части. Так мы можем вывезти из помещения даже те предметы, которые целиком не помещаются наружу.

• Рабочие столы, системы шкафов и конструкции стоек/ресепшенов.
• Стеклянные и гипсокартонные перегородки и их каркас.
• Столы, стулья и аудиовизуальные стойки конференц-залов.
• Мебель зоны отдыха и кухни и другое небольшое оснащение.

В офисах годами накапливается большое количество бумаг — договоры, счета, кадровые документы и другие материалы, часть из которых по-прежнему важна для компании, а часть требует уничтожения. Наша задача — не решать, какие документы остаются — это решение компания должна принять сама до начала освобождения.

Если компания уже просмотрела архив и отметила, что идёт на вывоз, мы организуем вывоз этих материалов вместе с остальными отходами. Если речь идёт о чувствительных или конфиденциальных документах, для обращения с которыми у компании есть чёткие внутренние правила, просим сообщить об этом уже при подаче запроса, чтобы мы могли соответствующим образом согласовать процесс.

Рекомендуем компаниям установить чёткий порядок в отношении бумажного делопроизводства ещё до прибытия нашей команды — например, отдельно пометить коробки, идущие на уничтожение, от тех, что идут на архивирование в другое место. Это снижает риск того, что что-то важное случайно попадёт в партию на вывоз.

Компьютеры, мониторы, серверы, принтеры и другая офисная техника относятся к электронному лому, и для обращения с ними действуют свои правила — они не идут в одну партию с обычной офисной мебелью или отходами. Кроме того, многие устройства содержат носители данных, обращение с которыми находится в зоне ответственности самой компании.

Рекомендуем компании отдельно просмотреть ИТ-оборудование перед освобождением офиса — решить, что переезжает в новый офис, что продаётся или передаётся, а что требует удаления данных или физического уничтожения носителей согласно требованиям безопасности компании. С нашей стороны мы можем организовать вывоз оставшейся, освобождённой компанией офисной техники, но решения, связанные с информационной безопасностью, остаются в компетенции самой компании.

• Настольные компьютеры, ноутбуки и мониторы, выведенные компанией из использования.
• Принтеры, копировальные аппараты и другая офисная техника.
• Серверные шкафы и сетевое оборудование, обращение с которыми нужно обсуждать отдельно.
• Телефоны и небольшие электронные устройства, накопившиеся в офисе за годы.

Часть офисной мебели к моменту освобождения находится в хорошем состоянии и подходит для повторного использования — это особенно касается рабочих столов, офисных стульев и шкафов, которые долговечны и которые можно продать, пожертвовать или направить в другое подразделение компании.

Если у компании есть желание продать или пожертвовать часть мебели до освобождения, этот план стоит составить заранее, поскольку направление на повторное использование обычно занимает больше времени, чем прямой вывоз. Сообщите нам, если часть оснащения нужно временно отложить до нахождения покупателя или нового места использования.

Большинство офисов не могут позволить себе, чтобы работы по освобождению мешали дневному рабочему ритму, клиентам или встречам. Поэтому мы планируем большую часть физической работы на вечерние часы, выходные или другой более спокойный период, определённый самой компанией.

Для более крупных офисов часто разумно разделить освобождение на этапы — например, начать с отделов, которые уже переехали или прекратили деятельность, и оставить на последний этап помещения, которые используются дольше. Так часть площади можно передать уже раньше, пока остальной офис продолжает работать.

• Согласуйте, какие помещения или этажи можно освободить первыми.
• Определите, будут ли работы проводиться вечером, ночью или по выходным.
• Сообщите, продолжает ли какой-либо отдел работу во время освобождения в том же здании.
• Уточните, к какой дате вся площадь должна быть пустой и готовой к передаче.

В коммерческих зданиях обычно действуют определённые правила использования грузового лифта, зоны погрузки и технического этажа, и несоблюдение этих правил может создать проблемы как для арендатора, так и для других пользователей здания. Перед началом освобождения при необходимости связываемся с управляющим зданием, чтобы согласовать подходящее время подъезда и использования лифта.

Если в здании есть отдельный грузовой лифт или платформа для погрузки, знание об этом и о вместимости помогает быстрее спланировать работу. Если в здании такого отдельного решения нет, нужно учитывать, что транспортировка более крупных предметов займёт больше времени, чем обычно, и это стоит заранее заложить в график.

Во многих коммерческих зданиях на время работ по освобождению также нужно оформить пропуска или доступ вне обычного рабочего времени. Если офис находится в таком здании, просим сообщить об этом уже при подаче запроса, чтобы мы успели вовремя согласовать с управляющим необходимое разрешение или вопрос доступа.

Помимо обычных офисов, мы освобождали и другие коммерческие помещения — магазины, сервисные помещения и небольшие складские помещения при офисах. В таких помещениях часто есть специфическое оснащение, например стеллажные системы, прилавок, витрины или оборудование, вывоз которых требует отдельного планирования.

При освобождении коммерческого помещения мы придерживаемся тех же принципов, что и для офисов: работа выполняется с минимальным нарушением деятельности компании, оснащение и техника обрабатываются отдельно, а помещение в итоге передаётся в убранном виде, согласно условиям договора аренды.

По окончании договора аренды большинство арендодателей ожидают, что помещение будет возвращено пустым и в состоянии, согласованном в договоре аренды. Это значит, что помимо вывоза мебели и отходов нужно уделить внимание и деталям — закреплённым полкам, стендам, привинченным к стене, световым решениям и другим дополнениям, снятие которых может быть отдельно прописано в договоре.

Рекомендуем перед началом освобождения просмотреть условия договора аренды, чтобы знать, что именно нужно убрать из помещения, а что может остаться. Если арендодатель или управляющий хочет присутствовать при осмотре при передаче помещения, мы можем спланировать график освобождения так, чтобы передача могла состояться сразу после завершения работ.

Если помещению после освобождения также требуется уборка, например мытьё полов или сбор мусора по углам, её можно заказать в рамках той же договорённости с нашей клининговой услугой — так помещение будет готово к передаче в рамках одного процесса.

Поскольку освобождение офиса заказывают преимущественно компании, а не частные лица, мы учитываем и их потребности в отношении расчётов и документации. Счёт выставляем компании согласно согласованным условиям и при необходимости предоставляем обзор выполненных работ, который можно использовать, например, при акте передачи помещения или расторжении договора управления.

Если внутренний процесс закупок компании предполагает предварительное коммерческое предложение или документы определённой формы, сообщите об этом уже при подаче запроса — точные условия и цены найдёте на нашей странице цен, но мы всегда высылаем и персональное предложение в зависимости от размера офиса и объёма работ.

Большую часть физической работы выполняет наша команда, но некоторые подготовительные шаги со стороны компании существенно ускоряют ход работ и снижают риск того, что что-то важное случайно окажется среди вывозимого.

• Просмотрите вместе с командой архив и документы, которые идут на уничтожение, а какие — на хранение.
• Отделите ИТ-оборудование и носители данных, обращение с которыми требует отдельной процедуры безопасности.
• Отметьте предметы мебели, которые переезжают в новый офис или которые планируется продать.
• Согласуйте с управляющим зданием время использования лифта, зоны погрузки и доступа.
• Уточните желаемый срок, к которому помещение должно быть пустым и готовым к передаче.