Büroo tühjendamine Tallinnas ja Harjumaal

Büroo tühjendamise vajadus tekib enamasti neljal juhul: ettevõte kolib uude asukohta ja vana kontor tuleb üürileandjale tagastada, üürileping lõpeb ja pind tuleb tühjaks teha kokkulepitud tähtajaks, ettevõte lõpetab tegevuse või vähendab oma pinda, või toimub kontori sisekujundus- või renoveerimisprojekt, mis eeldab ruumide eelnevat tühjendamist.

Kõigil neil juhtudel on ühine see, et kontoris on rohkem sisustust ja materjale, kui ettevõtte enda meeskond jõuab mõistliku aja jooksul ise minema toimetada, ning et tööd tuleb teha nii, et see ei häiriks äritegevust ega maja teisi kasutajaid.

Kui ettevõte kolib uude kontorisse, ei lähe kõik vana sisustus tavaliselt uude asukohta kaasa — osa mööblist ei sobi uute ruumide mõõtudega, osa on lihtsalt oma aja ära elanud. Sellises olukorras on mõistlik eristada kaks tegevust: kolimine, mille käigus veetakse uude kontorisse minev sisustus ja tehnika, ning büroo tühjendamine, mille käigus veetakse minema kõik, mis vanasse kontorisse maha jääb.

Meie fookus on just tühjendamise poolel — vana mööbli, vaheseinte, jäätmete ja mahajäetud materjalide äraveol. Kui ettevõte vajab lisaks ka kolimisteenust ehk kaasavõetava sisustuse transporti uude asukohta, tasub see korraldada eraldi teenusena, mis on mõeldud spetsiifiliselt kolimiseks.

• Vana kontorimööbel, mis uude kontorisse ei sobi või ei mahu.
• Vaheseinad, riiulid ja kapid, mis jäävad senisesse ruumi maha.
• Pakkematerjal ja kastid, mis jäävad kolimise järel üle.
• Vanad reklaammaterjalid, trükised ja kontoritarbed, mida enam ei kasutata.

Kontorimööbel on tavapärasest kodusest mööblist sageli mahukam ja raskem — töölauad, kõrged kapid, riiulisüsteemid ning avatud kontorite vaheseinad võtavad rohkem ruumi ja nõuavad sageli osalist lahtivõtmist, et need uksest või liftist välja mahuksid.

Meie meeskond oskab levinumaid kontorimööbli tüüpe kohapeal demonteerida — lahti võtta töölaudade jalad, eemaldada riiulite küljepaneelid või tükeldada vaheseinad käsitletavateks osadeks. Nii saame ruumist minema ka esemed, mis algselt tervikuna välja ei mahu.

• Töölauad, kappide süsteemid ja lettide/vastuvõtulaudade konstruktsioonid.
• Klaas- ja kipsplaadist vaheseinad ning nende raamistik.
• Konverentsiruumide lauad, toolid ja audiovisuaalsed alused.
• Puhkeruumi ja köögiala mööbel ning väiksem sisustus.

Büroodes koguneb aastate jooksul suur hulk pabereid — lepingud, arved, personalidokumendid ja muud materjalid, millest osa on ettevõttele ikka veel oluline ja osa vajab hävitamist. Meie ülesanne ei ole otsustada, mis dokumentidest alles jääb — see otsus tuleb teha ettevõttel endal enne tühjendamise algust.

Kui ettevõte on arhiivi juba läbi vaadanud ja märgistanud, mis läheb minema, korraldame nende materjalide äraveo koos ülejäänud jäätmetega. Kui tegemist on tundlike või konfidentsiaalsete dokumentidega, mille käitlemisel on ettevõttel kindlad sisereeglid, palume sellest teavitada juba päringu esitamisel, et saaksime protsessi vastavalt kokku leppida.

Soovitame ettevõtetel endil paberimajanduse osas kehtestada selge kord juba enne meie meeskonna saabumist — näiteks tähistada kastid, mis lähevad hävitamisele, eraldi nendest, mis lähevad arhiveerimisele mujale. See vähendab riski, et midagi olulist satub kogemata äraveetava koorma hulka.

Arvutid, monitorid, serverid, printerid ja muu kontoritehnika kuuluvad elektroonikaromude hulka ning nende käitlemisel on omad reeglid — need ei lähe koos tavapärase kontorimööbli või jäätmetega samasse koormasse. Lisaks sisaldab paljudel seadmetel andmekandjaid, mille käitlemine on ettevõtte enda vastutusalas.

Soovitame ettevõttel enne büroo tühjendamist IT-seadmed eraldi üle vaadata — otsustada, mis läheb kaasa uude kontorisse, mis müüakse või antakse üle, ja mis vajab andmekandjate kustutamist või füüsilist hävitamist vastavalt ettevõtte turvanõuetele. Meie poolelt saame korraldada allesjäänud, ettevõtte poolt vabaks antud kontoritehnika äraveo, kuid andmeturbega seotud otsused jäävad ettevõtte enda pädevusse.

• Lauaarvutid, sülearvutid ja monitorid, mis on ettevõtte poolt kasutuselt kõrvaldatud.
• Printerid, koopiamasinad ja muu kontoritehnika.
• Serverikapid ja võrguseadmed, mille käitlust tuleb eraldi arutada.
• Telefonid ja väiksemad elektroonikaseadmed, mida kontoris on kogunenud aastate jooksul.

Osa kontorimööblist on tühjendamise hetkeks endiselt heas seisukorras ja sobib korduskasutuseks — see kehtib eriti töölaudade, kontoritoolide ja kappide kohta, mis on vastupidavad ning mida saab müüa, annetada või suunata teisele üksusele ettevõtte sees.

Kui ettevõttel on soov osa mööblist enne tühjendamist müüa või annetada, tasub see plaan koostada juba varakult, sest korduskasutusse suunamine võtab tavaliselt rohkem aega kui otsene äravedu. Anna meile teada, kui osa sisustusest tuleb jätta esialgu kõrvale, kuni ostja või uue kasutuskoha leidmiseni.

Enamik büroosid ei saa endale lubada, et tühjendustööd segavad päevast töörütmi, kliente või koosolekuid. Seetõttu planeerime suurema osa füüsilisest tööst õhtusteks tundideks, nädalavahetustele või ettevõtte enda määratud vaiksemale perioodile.

Suuremate büroode puhul on sageli mõistlik jagada tühjendamine etappideks — näiteks alustada osakondadest, mis on juba kolinud või tegevuse lõpetanud, ja jätta viimasesse etappi ruumid, mida kasutatakse kauem. Nii saab osa pinnast juba varakult üle anda, samal ajal kui ülejäänud kontor jätkab tegevust.

• Lepi kokku, millised ruumid või korrused saavad esimesena tühjaks teha.
• Määra, kas tööd tehakse õhtuti, öösel või nädalavahetusel.
• Anna teada, kas mõni osakond jätkab tegevust tühjendamise ajal samas majas.
• Täpsusta, mis kuupäevaks peab kogu pind olema tühi ja üleandmisvalmis.

Ärihoonetes kehtivad tavaliselt kindlad reeglid kaubalifti, laadimisala ja tehnokorruse kasutamiseks ning nende reeglite eiramine võib tekitada probleeme nii üürnikule kui ka teistele maja kasutajatele. Enne tühjendamise algust võtame vajadusel ühendust majahaldajaga, et leppida kokku sobiv sissesõidu- ja lifti kasutamise aeg.

Kui hoones on eraldi kaubalift või laadimisplatvorm, aitab selle olemasolust ja mahtudest teadmine planeerida tööd kiiremini. Kui hoones sellist eraldi lahendust ei ole, tuleb arvestada, et suuremate esemete transport võtab tavapärasest kauem aega ja see tasub ajakavas ette näha.

Mitmes ärihoones peab tühjendustööde ajaks olema kinnitatud ka turvakaardid või ligipääs väljaspool tavapärast tööaega. Kui büroo asub sellises majas, palume anda teada juba päringu esitamisel, et jõuaksime vajaliku loa või ligipääsu küsimuse õigeaegselt majahaldajaga kokku leppida.

Lisaks tavapärastele kontoritele oleme tühjendanud ka teisi äripindu — kauplusi, teenindusruume ja büroode juurde kuuluvaid väiksemaid laoruume. Nendel pindadel on sageli spetsiifilist sisustust, näiteks riiulisüsteeme, letti, vitriine või seadmeid, mille äravedu vajab omaette planeerimist.

Äripinna tühjendamisel arvestame samu põhimõtteid nagu büroode puhul: töö tehakse ettevõtte tegevust minimaalselt häirides, sisustus ja tehnika käideldakse eraldi ning pind antakse lõpuks üle korrastatud kujul, vastavalt üürilepingu tingimustele.

Üürilepingu lõppedes eeldab enamik üürileandjaid, et pind antakse tagasi tühjana ja üürilepingus kokkulepitud seisukorras. See tähendab, et lisaks mööbli ja jäätmete äraveole tuleb tähelepanu pöörata ka detailidele — kinnitatud riiulitele, seinale kruvitud stendidele, valgustuslahendustele ja muudele lisadustele, mille eemaldamine võib olla lepingus eraldi kirjas.

Soovitame üürilepingu tingimused enne tühjendamise algust üle vaadata, et teada, mis täpselt tuleb pinnalt eemaldada ja mis võib jääda. Kui üürileandja või haldaja soovib pinna üleandmisel osaleda ülevaatusel, saame tühjendamise ajakava planeerida nii, et üleandmine saaks toimuda kohe pärast tööde lõppu.

Kui pind vajab pärast tühjendamist ka koristust, näiteks põrandate pesu või prahi kokkukorjamist nurkadest, saab selle tellida meie koristusteenusega samast kokkuleppest — nii on pind üleandmiseks valmis ühe protsessi käigus.

Kuna büroo tühjendamise tellivad valdavalt ettevõtted, mitte eraisikud, arvestame ka nende vajadustega arvelduse ja dokumentatsiooni osas. Arve väljastame ettevõttele vastavalt kokkulepitud tingimustele ning vajadusel anname tehtud töödest ülevaate, mida saab kasutada näiteks pinna üleandmise akti või halduslepingu lõpetamise juures.

Kui ettevõtte sisemine hankeprotsess eeldab eelnevat hinnapakkumist või kindlas vormis dokumente, anna sellest teada juba päringu esitamisel — täpsed tingimused ja hinnad leiab meie hinnalehelt, kuid saadame alati ka personaalse pakkumise vastavalt büroo suurusele ja tööde mahule.

Suurema osa füüsilisest tööst teeb ära meie meeskond, kuid mõned ettevalmistavad sammud ettevõtte poolt aitavad tööde käiku oluliselt kiirendada ja vähendavad riski, et midagi olulist satub kogemata äraveetavate hulka.

• Vaata koos meeskonnaga üle arhiiv ja dokumendid, mis lähevad hävitamisele ja mis säilitamisele.
• Eralda IT-seadmed ja andmekandjad, mille käitlus vajab eraldi turvaprotseduuri.
• Märgi ära mööbliesemed, mis lähevad kaasa uude kontorisse või mida soovitakse müüa.
• Lepi majahaldajaga kokku lifti, laadimisala ja ligipääsu kasutamise aeg.
• Täpsusta soovitud tähtaeg, milleks pind peab olema tühi ja üleandmisvalmis.